电子邮件使用技巧集锦

1、让电脑自动记住邮箱口令。

每次接收或发送邮件之前，软件都会要求你输入自己的邮箱的口令，并将这个口令传送到你所在的上网公司进行核对，若口令不正确，则不能对邮件进行操作。正常情况下，口令的输入、传送与核对大约要30秒。若让软件记住口令，每次进行邮件操作之前，它会自动进行传送和核对，不要手工操作，可省一定的时间。在OutlookExpress下设置口令记忆方法为:

(1)打开OutlookExpress，选择“工具”菜单，单击“帐号”项目;

(2)单击“邮件”标签，然后选择“帐号”下面的邮箱名称;

(3)单击“属性”按钮，选择“服务器”标签;

(4)选择“登录方式”前面的单选钮，在“密码”后面输入用户的邮箱口令，但显示的是一组星号。最后单击确定即可。

2、用不同的信箱处理不同的事

随着免费信箱开通的越来越多，申请十几个信箱没多大问题。你可以用不同的信箱来处理不同的事:如处理私人信件和处理公务的信件用不同的信箱，订阅不同的电子邮件杂志用不同的信箱，如果你经常投稿的话，还可以建立一个专门的投稿信箱，这样，这个信箱一收到邮件就会给你一种迫不急待想看的感觉，很吊人味口。

3、用不同的信箱发送邮件

OutLookExpress可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发E-mail。具体操作方法是:在“新邮件”窗口中撰写信件结束后，打开窗口中的“文件”菜单。如果你成批发送邮件，可单击菜单中的“以后发送方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱。以后发送邮件时，E-mail就带有你选择的邮箱地址。如果是立即发送邮件，可单击菜单中的“发送邮件方式”命令，在子菜单中选中你需要的发件邮箱，则E-mail就立即从这个邮箱发出。

4、自动分拣收到的邮件

用OutlookExpress5.0可通过增强的邮件规则来实现邮件的自动分类功能，以便把接收到的邮件自动放入不同的邮件夹中。

(1)在OutlookExpress中，新建多个文件夹以创建文件夹存放与工作有关的各类邮件，然后单击“确定”按钮;

(2)选择“工具/邮件规则/邮件...”命令，若以前没有创建过邮件规则，则系统将直接进入“新建邮件规则”对话框;否则将进入“邮件规则”对话框，然后再单击“新建...”按钮;

(3)在“新建邮件规则”对话框中，分别选取“规则条件”下的“若‘发件人’行中包含用户”和“规则操作”下的“移动到指定的文件夹”，然后单击“规则说明”中的“包含用户”超级链接;

(4)在“用户”框中键入发件人的姓名，然后单击“添加”按钮，也可单击“通讯薄...”按钮以直接选取发件人;

(5)返回“新建邮件规则”对话框，单击“规则说明”中的“指定的”超级链接，并选取“收件箱”下的“个人”文件夹，然后给规则重命名，比如“个人邮件规则#1”，最后单击“确定”即可;

(6)重复步骤2到5，以创建各个邮件的分拣规则。

5、用邮箱地址簿保存常用电子邮件地址。

对于初上网的用户，经常会将电子邮件地址写在笔记本上，到用时再打开一个字符一个字符敲上去，实在是浪费时间浪费金钱。实际上，你可以用“通讯薄”来记忆电子邮件地址。通讯薄具有存储联系人信息的功能，使您能方便地检索联系人信息。在OutlookExpress中，“通讯薄”使用如下:

(1)单击“工具”菜单下的“通讯薄”命令;

(2)在“通讯薄”对话框中，选择“文件”菜单下的“新联系人”可添加新的地址，若要修改已有地址，可从列表中选择一个地址，然后单击“属性”命令进行修改;

(3)添好或改好后单击确定即可。

有了“通讯薄”后，发送邮件的工作大大被简化，发送时只需在“收件人”的左边单击“通讯薄”即可显示电子邮件地址列表，从中选择一个，单击“收件人”按钮即可。

6、自动添加E-mail地址

OutLookExpress通讯簿可大大提高撰写信件时输入E-mail地址的速度和准确性，为此它提供了E-mail地址自动添加功能。如果你要有选择地进行添加，可在打开收到的邮件后，用鼠标右键单击要添加的发信人名称，然后单击快捷菜单中的“添加到通讯簿”命令即可。如果你要对所有回信的E-mail地址进行添加，可单击OutLookExpress“工具“菜单上的“选项”命令，打开“常规”选项卡，选中其中的“自动将回复邮件时的目标用户添加到通讯簿”项，此后所有通讯簿中没有的E-mail地址均被加到通讯薄。

7、在邮件中插入附件

打开新邮件窗口，从“插入”菜单中选择“附件”，或者按工具栏上的回形针图标，从“插入附件”对话框中选择要插入的文件，然后按“附加”按钮。这时正文编写窗口会一分为二，它的下方会显示刚才加入的文件图标。用同样的方法，可以在一个邮件中插入多个附件，不过每次只能插入一个。

你在收到的邮件中若带有附件，则可在信件预览窗口上看到一个回形针标记，单击该标记可以打开附件。

8、发送文本文件

我们日常收发的邮件，普通的文本邮件完成能够满足需要，没有必要使用HTML邮件，如果没有特殊的图像、表格或按钮等其它原因，应当尽可能发送文本邮件。在OutlookExpress中，设置发送文件邮件的方法为:

(1)单击“工具”菜单上“选择”命令;

(2)单击“选项”标签;

(3)将“邮件发送格式”和“新闻发送格式”中的“纯文本”选中;(4)单击“确定”按钮。

9、充分利用抄送功能

将一份邮件发送给多个收件人，可以用“邮件抄送”功能，这样可避免多次发送。在OutlookExpress中，方法为:(1)单击“新邮件”按钮;(2)在“收件人”中添入第一个邮箱地址;(3)在“发送”中将要发送的其他人的地址添入;(4)按发送命令即可。

10、快速查找邮件

要在一大堆信件中找到想要的内容并不轻松，“查找邮件”选择允许用户在多兴文件夹中搜索邮件，以查找文件夹或子文件夹中的任何邮件。单击“编辑”菜单，选择“查找邮件”，以下任何条件都可以为查找邮件的标准:谁发送的邮件、邮件的主题或标题、邮件中的文本等。