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技巧大放送:使用E-mail的99条技巧

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如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面,这样容易被发垃圾信的收集到,另外如果那些人互相不认识,也不方便。自己的地址应该写到to里面。

来源:QQRead 2008年1月3日

关键字: 电子邮件 网络应用

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礼仪

  不要用公司信箱发私人信件。

  如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面,这样容易被发垃圾信的收集到,另外如果那些人互相不认识,也不方便。自己的地址应该写到to里面。

  不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌,除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。

  不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事,不要转发。

  职业。不要用u,afk这种手机简写,这在商务中不合适,会让人觉得你孩子气或没文化。

  职业2:注意语气。注意你和收信人之间的关系。

  小心谨慎。Email不是私人的,它可能在传输途中被截取,也可以在收信人那里存上好多年,还会返回给发信人。所以,不要发自己会遗憾的Email。

  缩减签名。最好4行,太多就不好了。

  引用。只Copy要回复的句子来引用,引用前面应该有“>”。

  愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默,但很容易传达愤怒。

  澄清。如果有邮件让你不安,最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问,说明你以为它是什么意思,确保自己没搞错。

  不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错,连发数十封,你也应该为此向朋友们道歉。

  注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题,但注意一下总是好的。

  适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。

  不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。

  遵守Email法规。比如对商业广告邮件,不同国家有不同的法规,不但是自己国家,也要考虑到收信人所在国家。

  沟通及效力

  使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。间断。尽量简短,如果有很多话,可以列成要点。

  摘要。在长信之前加上摘要。

  可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。

  需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。

  也要记得电话。Email有它的优势,但打电话和手写信可以产生亲自接触。

  如果真是很紧急,就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。

  休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。

  使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上这种笑脸 。

  校对。写作水平不高可以原谅,敲错字就很难给人好印象,尤其是交稿子或申请工作时。

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