企业电子邮件向云迁移的七大技巧

　　据市场研究公司Forrester Research最新发表的研究报告称，电子邮件无可争议地是最容易迁移到云中的应用程序，尽管一些CIO(首席信息官)对于把电子邮件交给微软、IBM和谷歌等第三方基于云的电子邮件提供商仍然犹豫不决。

　　在这篇报告调查的834家中小企业和大企业的IT决策者中，有一半的人表示他们对于应用托管的电子邮件没有兴趣。

　　然而，据Forrester称，把一家公司的部分IT基础设施迁移到云中以降低成本的压力日益增大。尽管51%的受访者表示他们将坚持使用电子邮件，但是，46%的受访者或者有兴趣或者在计划在明年把电子邮件迁移到云中。

　　为了编写这篇题为“向进入云电子邮件领域的人们学习”的报告，Forrester分析师采访了制药巨头葛兰素史克、美国美国飞兆半导体、微软和谷歌等一些公司的IT专业人员，让他们提供一些规划和向基于云的电子邮件系统过渡的技巧。

　　对于入门者来说，机构许多知道它是否为云做好准备。有些公司由于遵守法规和一些法律的原因需要把电子邮件保留在公司内部。认真观察一下你的电子邮件环境。据Forrester的研究报告称，一个评估过程应该包括如下步骤：

　　·分析员工的需求是什么：他们的邮箱容量需求是什么?迁移时遗留的东西在用户之间有什么区别?所有的用户有同样的恢复需求吗?

　　·描绘应用程序集成的要求：员工并不是一家公司电子邮件平台的唯一用户，电子邮件实现的CRM、财务和其它业务应用在工作流程中经常依靠电子邮件。

　　·比较成本分析：Forrester研究公司已经表明，低估了或者不知道他们企业电子邮件服务的成本。云托管的成本是更透明的，提供商披露他们的每次使用和每个月的成本以便方便地进行比较。

　　·管理规定和其它安全要求的分析：你的公司可能要受到健康保险责任法案(HIPAA)或者联邦信息安全管理法案(FISMA)等法规的约束，要制定对电子邮件存储和访问的控制。此外，如果你的机构除了执行政府法规的规定之外还有其它安全要求，把你的电子邮件迁移到云中是不可行的。

　　在确定把电子邮件迁移到云中是否适合你的公司之后，现在是准备进行迁移的时候了。下面是Forrester在采访中小企业和大型企业早期应用者的过程中总结的七项规划技巧。

　　1.清理目录

　　在把电子邮件从企业内部迁移到云环境的时候，“清理房间”是必要的。这意味清理陈旧的记录和过期的域名的主动目录(如果你使用微软主动目录的话)。一位金融服务行业的用户在采访中简洁地称，我们不想在提供商那里重现我们现有的混乱。

　　2.估算带宽需求

　　把电子邮件迁移到云服务中将增加整个互联网通讯量。因此，你需要考虑增加带宽的需求。微软、谷歌和IBM等云提供商都有一些工具提供带宽预测指南。

　　例如，这篇报告的作者Forrester分析师克里斯托弗·沃斯(Christopher Voce)写道，微软称，每100个大量使用Outlook电子邮件软件的用户就需要你为电子邮件提供每秒37KB的带宽。对于中等程度使用Outlook网络接入服务的用户来说，你需要接近每秒85KB的带宽。

　　3.确定迁移的数量

　　你向云中迁移的电子邮件和日历历史数量越少，这个迁移的速度就越快。因此，企业应该迁移最重要的东西以缩短迁移过程，至少在最初的时候应该这样做，因为在太长的时间里一只脚在企业内部邮件中，另一只脚在云中，是很痛苦的。

　　这篇报告的作者沃斯称，我们采访的选择把一年的或者更长时间的历史记录迁移的云中那些企业都表示，他们要是迁移较少的历史记录就好了。

　　4.确定迁移的方法

　　电子邮件向云中迁移有两种方法：共存式迁移和彻底迁移。这两种方法都有优点和缺点。共存式迁移是一种逐步转移资源的方法，因此对用户的影响很小。但是，这种方法能够在迁移到云中的用户和没有迁移到云中用户之间引起一些问题。例如，如果基础的平台来自不同的厂商，用户就不能看到提供的日历。

　　彻底迁移是不向云中迁移历史记录或者仅迁移很少的历史记录。这种迁移方式速度快并且实施成本低。但是，这种方法把迁移的负担转给了员工。

　　微软和IBM都有混合的工具以改善公司内部和基于云的部署的集成。

　　5.把云和公司内部应用创造性地结合在一起

　　一些公司会探索采取两个阶段的方法，把历史的电子邮件做一个快照并且首先把这些电子邮件迁移到云中，同时让所有的员工继续使用当前的公司内部的系统。一旦这些快照的电子邮件完成迁移以及自从原来的快照存储以来对这些电子邮件进行任何修改之后，那就是员工开始把收件箱迁移到云服务的时候。

　　沃斯写道，这项努力的价格自然是更高的，但是，这种做法抓住了这两个领域最好的方面。你的业务领导者和企业文化知识将帮助你为你的机构制定一个最佳的方法。

　　6.组建迁移团队

　　云迁移是一个沉重的任务。根据你的公司的规模，你也许没有内部人员处理这个事情。IBM和微软等提供商经常提供自己的迁移服务，或者推荐Quest Software、Avanade(仅兼容微软产品)和其它迁移合作伙伴以便顺利地进行迁移。Forrester强烈建议在谈判任何云交易的时候都要包含迁移成本。

　　7.头脑中一直要有退出战略

　　任何云迁移战略的一个重要部分都是要知道如果这个迁移不能实施，应该在什么时候和如何撤销这个计划。

　　沃斯写道，如果在迁移过程中出现错误，你应该知道你对于提供商有什么合同要求。根据这种计划采取措施是很少见的，但是，拥有一个退出战略总是一个好主意。