如何高效地管理和使用电子邮件

    自从有了电子邮件（E_Mail）这种通讯方式之后，信函、电话、传真等等传统的通讯手段就显得相形逊色。比较而言，电子邮件不仅具有投递快、费用低等优点，还能以各种不同的方式传递信息（如可以在附件中传送声音、图像以及其它各种格式的文件），信息易保存、转换为计算机可接受的格式。     收发电子邮件是网友们上网常做的一件事。在互联网上有各种各样的免费电子信箱（E-mail）可供使用，它们有的是专门提供邮件转递服务的，通常只提供一个E-mail地址并进行转递；有的是基于POP3的，使用你本地的E-mail软件收、发邮件；有的是基于web的，替你存储电子邮件，你可以在任何时间任何地方打开你的信箱；有的则提供全方位的服务，集转递、POP3、web于一身。下文就以笔者使用电子邮箱的经验来谈一谈电子邮箱的使用技巧：

（1）定期更改电子邮箱的密码，最好每个月修改一次密码，防止因密码泄露导致的邮箱被破坏或信件内容被窃取。笔者曾看过一则报导，某大学一学生利用电子邮件与国外大学联系申请出国留学，但因信箱密码泄露而导致国外大学的批复函被其同学窃取，其同学遂伪造其邮件与国外大学联系，从而引发了一场官司。类似此类的例子并不少见，且网络上黑客（hacker）猖獗，为维护自己的切身利益，经常修改电子邮箱的密码是十分必要的。如果您使用的是ISP提供的免费邮箱，邮箱的密码往往就是上网帐户的密码，更应定期修改，以防被盗用。

（2）不要打开或运行来历不明的邮件及附件，以免遭受病毒邮件的侵害。互联网上有许多种病毒流行，有些病毒就是通过电子邮件来传播的（如梅丽莎等），这些病毒邮件通常都会以带有噱头的标题来吸引你打开其附件，如果您抵挡不住它的诱惑，而下载或运行了它的附件，那么接下来···所以对于来历不明的邮件应当将其拒之门外。

（3）不要设置电子邮箱的"自动回复"功能。互联网上许多免费的电子邮箱都提供"自动回复"的功能，在收到邮件后能够自动回信，这听起来似乎很好，但是我劝您莫用，试想一下，如果您和您朋友的邮箱都设置了"自动回复"功能，当您给您的朋友发送了一封Email后，将会发生什么？······很快您就会发现您的邮箱全被来回自动回复的邮件所塞满。天哪，您亲手炸毁了自己的邮箱！！！！

（4）如果您是使用Email收发软件（Outlook Express、Foxmail、The bat等）来收发电子邮件，在设置帐户属性时尽量不要使用"记忆密码"的功能（尤其对于一些重要的电子邮箱，如ISP信箱）。虽然密码在机器中是以加密方式存储的，但是这样的加密往往并不保险，一些初级的黑客即可轻易地破译你的密码，而且现在网上就有许多黑客软件可供下载，例如caption-it!软件，利用它可以轻而易举地得到你保存的密码。

（5）尽可能选择同时支持POP3和WEB页方式收信的免费电子邮箱。我们收发电子邮件不外乎两种方式：使用收发邮件的客户端软件（如Foxmail等）、登录到提供免费电子邮箱的主页收发邮件（WEB方式）。有的邮箱仅提供POP3收信方式（如我的ISP福州电信XXXX@pub3.fz.fj.cn），有的邮箱仅提供WEB页的收信方式（如XXXX@chinese.com），还有的同时支持此二者（如XXXX@km169.net、XXXX@ynmail.com等）。二者各有千秋，用客户端软件收信可以设置许多功能（筛选、分拣等等），还可脱机编辑邮件；用WEB页方式收信则不受时空限制，只要能上网，就能收发电子邮件。所以，如有可能，应尽可能选择同时支持POP3和WEB页方式收信的免费电子邮箱。

（6）应选择具有"远程邮箱管理"的Email客户端软件。有时我们会收到一些不太需要的体积较大的"垃圾邮件"，若下载后删除需耗费大量的时间，我们可以选择具有远程邮箱管理的Email客户端软件（如Foxmail）在服务器端将其删除。如果您使用的客户端软件不具有此功能（如Outlook Express），也可搭配使用一些远程删除邮件的小软件（如Email Remover），以避免下载不需要的大邮件。

（7）使用一些可定时检查多个邮箱的邮件检测软件。如果您长时间地在网上冲浪，又希望当有电子邮件到达时能够及时地得知，可是您又不想时不时地在客户端软件中单击"接收邮件"，那么安装一个电子邮件检测软件将是您最好的选择。在这里，笔者向您推荐Cyber info email check和CheckPOP。

（8）设置邮件过滤（发件人、主题、大小等）功能。目前网上提供的电子邮箱及一些客户端软件都具有邮件过滤的功能，通过设定接收邮件的发件人、主题等，可以拒收"垃圾邮件"，"垃圾邮件"的危害仅次于"邮件炸弹"。笔者建议您根据自己平时通信的情况，通过邮件过滤功能拒收超过一定"体积"的来信，以达到保护邮箱的目的。

（9）不要设置邮箱的收件后"在服务器保留备份"选项。许多客户端软件都设有"在服务器保留备份"选项供用户选择，如果不是特别需要，尽量选择下载后删除邮件，这样可以避免您的邮箱"爆满"，还可避免一些不必要的损失。国内一些地方的ISP提供的免费邮箱当邮件超过一定体积时收取保管费，就曾经有人因使用 Netscape内置的软件收发邮件，因其缺省选项为"在服务器保留备份"，导致一个月的保管费高达1000多元，最后闹至对簿公堂。

（10）使用客户端软件时，发信服务器（SMTP Server）尽量选择物理位置较近，连接速度快的服务器。虽然免费邮箱提供了POP3 Server和SMTP Server，但是为了能够更快地发送邮件，SMTP Server应尽可能选择本地的发信服务器。这点相信大家比较好理解，举个例子说吧，如果我要寄一封信从福州到北京，是直接把信交给福州的邮局快呢，还是将信交给广州的邮局转寄往北京快呢？发信服务器的道理和这一样。国内各省的公众多媒体信息网通常都提供发信服务器服务。

（11）如果您长时间不用某个邮箱，而您又不想失去它的话，则应该定期地登录到它地网站或使用客户端软件访问邮箱。因为许多免费电子邮箱是有条件提供的，如若超过一定的期限处于静止状态，即没有通过WEB页或客户端软件访问邮箱，系统将会将你的帐号删除。所以如果您不想失去它的话，那就常回"家"看看吧。

（12）使用转信信箱来保护您真正的邮箱。转信邮箱具有安全性高、稳定性好、而又简单易记等优点，因此它是您的一个不错的选择