警惕电子邮件和即时通信带来的风险

根据最近进行的一项调查显示，有将近65%的公司缺少有效的电子邮件保存规则。在受调查者中，只有54%的公司对其员工进行了关于电子邮件规则的不同形式的正式培训。在美国的公司中，五分之一的公司雇员在法律诉讼或者调查中受到过关于电子邮件的质询。下面，请看我们的一位电子邮件风险专家是怎么说的。

在一项对于其减肥产品Fen-Phen和Redux的共同诉讼中，美国American Home Products Corporation被法院处以了35亿美元的巨额罚款。而作为支持此项判决证据的一部分，则是来自于该公司两位高层管理人员曾经发送的一些电子邮件。这些电子邮件的存在，并不足以导致这个判决结果的发生，但是它们的出现，却推动了American Home Products Corporation最终决定支付赔偿。

在这里，我们还有另外一个更加令人清醒的事实：根据2004年美国管理协会（American Management Association）和电子规则学会（ePolicy Institute）联合对840家美国企业所进行的一项关于工作期间所发生的电子邮件和即时通信的调查结果显示，有将近65%的公司缺少有效的电子邮件保存规则。在受调查者中，只有54%的公司对其员工进行了关于电子邮件规则的不同形式的正式培训。在美国的公司中，五分之一的公司雇员在法律诉讼或者调查中受到过关于电子邮件的质询。也许，你还曾经经历过更加可怕的事情。

南茜·弗林（Nancy Flynn），电子规则学会的创始人和执行董事，目前正在致力于减小由于员工的即时通信和电子邮件而给企业带来的各种风险。关于这个问题，南茜曾经撰写了6本书，并在去年6月2日和3日在圣何塞举办的“INBOX Email event”大会上发表了重要演讲。根据新的依从规则和不断增加的工作诉讼，弗林强调说，“关于看待电子邮件和诉讼的态度，将不再是我们员工的电子邮件是否会被取证，而是我们员工的电子邮件将会在何时被进行取证。”

依从规则
根据新的依从规则，比如说HIPAA和Sarbanes-Oxley，以及证券交易委员会（SEC）和纽约证券交易所（NYSE）在金融服务领域所作的相关规定，公司必须要对由电子邮件所带来的风险给予额外的警惕。它们必须要能够证明，对于电子邮件和即时通信的保存，自己已经按照相关规定的要求采取了恰当的做法。按照弗林的说法，“如果某家公司不能够按照规则的要求恢复它们所应该保存的电子邮件记录，那么规则制定委员会，比如说证券交易委员会，则将会考虑对其处以6到7位数的罚款。”