警惕电子邮件和即时通信带来的风险

你的规则必须要包括针对电子邮件和即时通信的使用、内容，以及保存的细节，而且你还必须要借助各种宣传方式、采取强有力的措施来教育培训你的员工。

在被问到公司应该如何执行它所制定的规则时，弗林回答说，“你必须要对任何一个违犯这项规则的员工严加惩罚，甚至包括开除。”同时，她还建议公司采用某些监控技术，比如说FortivaSupervision，对用户的往来邮件进行抽查。

如果雇主采取了很好的预防性的风险管理，比如说让所有的人都步调一致，那么法院就很难在诉讼中要求公司对它被指控的行为负责。

不要忘记实时信息
弗林同时还指出，有许多公司并没有意识到，保存与内容规则同样也应该适用于即时通信。“也就是说，不要只对电子邮件加强控制。虽然我们有78%的员工在办公室使用实时通信软件，但是却只有11%的公司安装了相关的软件来控制和管理它们的员工对即时通信软件的使用。这就像是一颗定时炸弹，随时都在等待着爆发的那一刻”。弗林说，在这个方面存在有一个非常大的误解，那就是人们通常都以为即时通信软件并不需要书写下来作为商业记录，因此在这里你可以想说什么就说什么。“用户通常都认为，一旦你将这个窗口关掉，那么所有的信息就都被删除了，但实际上这并不是事实。即使你没有保存这些信息，和你聊天的那个人也有可能会将它们保存下来。而且，如果你的雇员们在即时通信上讨论商业问题，那么这将会是一个巨大的安全隐患。这些信息是通过公众互联网传输的，它们中有可能会包含有客户的社会保险号或者重要的账户信息。”雇主们须要了解到即时通信软件在业务中的出现意味着什么，并且应该如何使用它。

阻碍是什么
在创建和执行保存规则方面，让众多公司踌躇不前的一个原因就是成本问题——软件成本、管理的人力成本，等等。但是弗林认为，与6到7位数的罚款相比，这些成本微不足道。同样，法律诉讼还将会导致负面报道的出现，以及公司信誉的降低。“曾经有许多案例，就是由于电子邮件使用不当，并被媒体曝光，从而导致了公司股票价格的下跌。”

(责任编辑:张竺)

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