计算TCO和ROI

在提交给领导的文字资料中，一个重要的部分就是voip项目的总体拥有成本（TCO）以及预计的投资回报率（ROI）。这两个数字应该是voip项目中最重要的数字，而且这两者存在紧密联系。

计算TCO

由于ROI与实际的TCO有关，因此我们先来看看总体拥有成本的计算。TCO的计算就是将所有与voip项目相关的成本相加。这些成本包括：

◆初始设备成本，包括这些设备相关的其他配件，比如新的电缆，还包括原有设备的成本折旧。
◆聘请顾问或者其他外部人员参与部署VoIP项目的成本，以及企业内部人员的加班费，和其他相关的系统部署，管理和维护费用。
◆设备预期寿命内的维护成本(涉及到产品购买合同的质保条款)
◆培训IT人员维护和管理硬件以及软件设备，同时培训用户使用，以及在学习过程中耗费的生产力。
◆预期的设备停机时间带来的损失
◆备份成本
◆其他各种成本，比如存放设备所需的空间租用成本，设备运行所需的电力成本，保险成本等。
 
以上这些成本是必须要计算的，你可以采用估算方法，同时设备厂商或者供应商也会帮助你确定部分成本的大致数字。如果要获取更精确的成本数字，可以在一个较小的范围内进行试验性部署，从而推导出在整个企业范围部署的成本。

计算ROI

知道了TCO，我们就可以进一步 计算ROI了。别忘了从电话交换机转换到VoIP是可以节省日常开销的。具体的ROI计算应该包括以下几项内容：

◆节省下来的长途电话费
◆双网合并后对于以前语音网络的维护和设备成本被节约下来了（比如现在是共用网线，节省了电话线的费用）。
◆双网合并后的管理费用降低了
◆voip的新功能可以提高办公效率，比如统一化的通信方式

不要忘记，在现实企业环境中，总会存在一些额外的或者不可预知的因素增加voip部署的成本，比如老旧的数字网络设备（网线，交换机，互联网接入带宽）需要升级改造才可以应用voip。另外，为了保险最好多申请一些项目预算。

总结

在企业领导看到voip带来的成本节约和便利性之前，你要尽力说服这些决策者支持你的计划。将各种因素考虑全面，并编写一个有说服力的计划书可以很好的帮助你取得这笔项目预算。

有没有想过从传统的PSTN电话线路转换到voip线路会让企业每年节省成千上万美元的通信费用？ 这听上去很好，但是要实现这个承诺并不是光有一个理论就可以的。

为了要说服企业决策者批准voip项目，除了voip的理论优势，还要向企业领导解释voip为什么以及如何影响企业成本，即在不影响企业效率和员工满意度的情况下降低企业成本。
以下是一些企业IT人员在说服决策者采用voip时需要用的一些建议。

制定完善的计划

首先你需要一个或者多个详细的voip实施计划。这并不是指通用的voip计划，而是需要你做一些功课，研究一下哪个voip方案厂商的方案和voip设备厂商的产品最适合你的企业。
你可以咨询一些市场分析人士或者顾问，决定哪些设备，软件，以及服务是你需要的。然后写一个基本的应用成本预算以及未来的维护成本，并且与现有的电话系统成本相比较，证明现有电话系统成本更高。

实际上，制定多个计划是很有必要的。很多决策者都喜欢看到几种不同的方案，由他们进行决定。你可以制定一个由高端设备组成的方案，包括各种目前电话系统不具备的高级功能。另外还可以制定一个价格相对低廉的方案，功能与现有的电话系统基本一致，而后期成本择要比现有的电话系统更低。

如果这些前期准备工作让你感觉太多太麻烦了，那么我只能说，事实就是这样。提前做好准备可以让你的voip项目更容易获得通过，同时也可以让日后的实施工作变得更简单，公司会以最快速度实现voip计划。

事先计划周详也可以避免日后不必要的麻烦，并且很少会出现部署过程中发现成本要高于预算的情况。

将计划落实到笔头

虽然前期的计划过程不必要用华丽的幻灯片或者图表方式来表现出来，但是根据公司规模的大小，你也应该作出适当数量和内容的计划图表，供决策者分析。另外，制定一个较为详细的日程表，也可以让你日后的工作更加有计划。

落实在笔头的数字和案例事实可以让你的计划比口头陈述更有说服力。但是要注意以下问题：可以涉及细节数字，但是不要让决策者产生质疑。概括性的图表不要超过一页纸，要包含成本对比，初始成本以及投资回报，还要包括部署voip的优势。

但是不要让项目的命运完全依赖于文档。作为项目提出人，你应该主动与决策者进行沟通，把文档化的内容作为项目提议的背景支持资料。

另外还要准备好一切可能出现的提问。要考虑到项目各方面可能出现的问题以及领导可能会提出的质疑，并提前想好应对方案。

但是要保持简洁，不要将过多和过于复杂的信息灌输给决策者，否则会让他们感觉厌烦。将voip的部署建议当作一个销售活动，按照销售方面的技巧行事，把领导当成客户，也许会有更好的效果。