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大前提:为什么要用企业邮箱?
无论是新组建的、小型的企业还是有着悠久历史、集团型的大规模企业,他们的日常运作中都少不了这项工具——企业邮箱。
中国企业500强之一、江苏省省级重点企业集团——江苏开元国际集团就是一个大型集团公司应用企业邮箱的典范。
从2000年成立到2007年,进出口额、营业收入、总资产、净利润等各项指标都实现了翻两番。进出口贸易的稳健发展为开元打开了进入新产业之门。同时,开元集团充分发挥多年国际贸易积累的优势,积极实施“走出去”战略,在尼日利亚等地投资建设海外生产销售基地,并努力促进江苏省相关产业过剩产能的转移。2007年3月,集团在尼日利亚建立了以家电组装产业为龙头,带动轻工、机电、交通工具、包装材料等相关产业集聚的开元尼日利亚工业园。目前,该公司有近700个企业邮箱维持着公司的日常业务往来。
其IT负责人告诉记者,使用企业邮箱,会给企业带来如下的好处:首先,所有员工的邮箱均为“name@skyrungrp.com”形式,有助于树立整齐有序的企业形象;其次,当业务联系对象收到一封企业邮件时,可根据来信域名即时查询企业官方网站,便于企业在日常通信中宣传企业自己的品牌;第三,员工离职时,企业邮箱可以顺理成章地收回,所有业务联系、资料将得以保留,便于业务顺利延续并移交给继任者;若日常工作使用个人邮箱,员工离职时不会上缴公司,相关资料不能收回管理,很多客户和业务关系可能随着员工的个人邮箱被一起带走,造成资源损失;第四,企业邮箱的系统管理解决了企业信息的安全性问题,可以有效避免重要信息的外泄。“企业的重要信息或数据泄露将会给企业带来难以想象的损失,因此,邮箱的安全性是所有企业都非常重视的。”该负责人表示。
台商投资的企业同样如此。成立于1997年的昆山六二丰塑胶电子有限公司也采用了企业邮箱服务。该公司主要经营模具开发、各类塑料制品射出、自动喷漆、移印、网印、牙线棒、牙间刷、牙刷等。公司网络管理员赫先生说:“统一使用企业邮箱,企业可以方便地对工作邮件备份、监控、管理,防止邮件意外丢失;企业邮箱可方便地自行管理,可自由命名、分配容量、自行群发、分组、修改密码、设定功能限制等,这些都是个人邮箱无法比拟的;同时,企业邮箱的群组等功能,提高了工作效率,增进内部沟通和协同办公能力。”
事实上,中国目前有5000多万家各种各样的企业,都与开元集团和昆山六二丰公司一样,认识到企业邮箱已经成为与外界开展商务活动的必备工具。
据iResearch艾瑞咨询公司2008年4月的市场调研报告数据显示,2008年1季度,中国的企业邮箱市场规模达到了6500万元人民币,预测2009年,市场规模将达到3.3亿元人民币。企业邮件市场规模每年的增速为30%左右,增长幅度稳健。
艾瑞咨询公司预测,未来5年内,全球平均每天的企业邮箱中的邮件量将远超个人邮箱用户的信息量。截至2007年底,全球企业用户邮件量达到了730亿封/天,个人用户信息量只占企业用户信息量的58.9%;预计接下来几年将以平均每年20%左右的速度增长,到2011年,企业邮箱用户的平均邮件量将达到1645亿封/天。
选择题:自建还是外包?
企业邮箱数量的快速增长给企业带来的一道新的选择题:是采用自建邮箱,还是将邮箱外包给专业的邮件服务公司?
在企业邮箱发展初期,实力雄厚、规模庞大的大企业一般采用自建邮局系统。但是,自建邮局投入非常高,因为自建邮局系统无论是放在自己的机房还是托管于电信机房,都需要以下费用:一次性建设费用(邮件系统服务器、软件购买及开发费用、存储设备和备份设备、反垃圾网关、硬件防火墙、网络交换设备、数据库及操作系统),长期运行维护费用(带宽费用、人力维护成本、杀病毒服务费用、软硬件升级维护费)。总体来看,建设一个标准可用的内部邮局系统,初期的投资最基本的需要30万元,年度费用则根据企业自身系统情况不定。
同时,由于邮件安全性问题日益突出,自建邮局的短板逐渐暴露出来:如垃圾邮件、病毒等,企业发现,如果仅仅通过自已培养的技术人员,很难处理日益增多的邮件安全问题,比如,一封重要的邮件丢失将可能影响企业的收益;而垃圾邮件攻击不仅使得企业办公效率大幅降低,更也让企业浪费大量的带宽及服务器资源。
于是,越来越多的自建邮局企业开始将目光投向专业的邮箱服务商——263、35互联、尚易等。比如上文所说的开元集团和昆山六二丰等,都采用了263的邮箱外包服务。
263网络通信股份有限公司副总裁兼邮件事业部总经理李锐告诉记者:“外包邮箱的好处是,企业只需按照邮箱数量,每年支付一定的服务费用,就能得到专业的邮件服务。外包邮箱的反垃圾、防病毒能力都远远超过自建邮局,因为外包邮件厂商除了购买专业级的反垃圾网关以外,一般都有自己开发的、独特的反垃圾系统。同时,企业不需要投入专业的IT服务人员,这对广大的中小企业来说,不仅降低了人力成本,更可将企业网管从邮箱问题中解放出来,将更多时间和精力投入到企业的IT建设中去。”
预测:外包邮箱将成未来发展趋势
4月初,国内最大的企业邮箱提供商——263网络通信推出了单个邮箱
业内人士预计,随着时间的推移,将有越来越多的企业采用外包邮箱,外包邮箱将成为企业未来发展趋势。开元集团、昆山六二丰,分别都从用户的角度给出了自己的分析。
1.投入分析:自建比外包高
“自建邮局初期投入太高了,综合来看,即使自建邮局系统都选用的低档设备和服务,其一次性投入都需要以30万元左右,每年的使用费用还需要几万元,这还不算人工成本。” 江苏开元国际集团IT负责人告诉记者,“此外,IT技术日新月异,设备折旧很快,再加上还要养好几个专门维护邮箱的IT员工,太不划算了。”而开元集团通过263托管的近千个邮箱,一年的投入仅仅10万元,并且只需网管一人负责日常管理和维护就行了,整体投入大大降低了。
2.邮件质量:外包远胜于自建
该负责人表示,企业邮箱外包不仅仅是财力和人力上大幅度的节省,其安全性和稳定性也可以得到肯定,这对于日常工作的开展十分便利。自建邮局除非投入巨资购买设备、研发软件和培养一支完善的维护队伍,否则,其性能和外包邮局根本无法相比。这主要表现在:首先,自建邮局和外包邮局在设备上存在很大差距。
以263企业邮箱为例,该公司在昌平拥有自有机房(非托管),选用的服务器、网络及存储设备都是电信级产品,在美国得州达拉斯4个服务器集群,保证邮件收发的畅通无阻。而自建邮局很难有这样大的投入,只能满足企业的一般应用,根本不在一个水平上。
其次,自建邮局的安全性太弱,其反垃圾,防病毒只是初级水平,而外包邮局一般都有专业级防火墙、入侵检测、流量检测、备份系统等等多种安全手段,“比如263,除了购买专业反垃圾网关以外,还投入几千万元和两年时间开发了独特的TAP智能反垃圾系统,达到了世界级的水准,反垃圾水平是自建邮局望尘莫及的。”李锐说。
第三,自建邮局对海外收发方面出现的问题基本束手无策,而专业的外包服务商则没有问题。如263在海外多地部署了中转收发服务器集群,包括美国德州达拉斯机房(世界联通性最好的机房之一)等,可以让国外用户与国内用户的邮件收发传递路径采用不同的策略,同时可以根据网络状况做到实时调整。
看来,企业邮箱外包服务基本已成为大势所趋。并且,越来越多的大中型企业,也渐渐放弃自建邮局,往外包邮箱上迁移。
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