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巧妙设置 让Outlook2007更有效率

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Outlook2007是办公人士不可或缺的邮件客户端之一。然而在日常使用中,却没有发挥它的最大性能,降低工作效率。其实,要想提高办公效率,只需几个简单的设置。

作者:zdnet安全频道 来源:论坛整理 2008年11月5日

关键字: outlook 2007

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   Outlook2007是办公人士不可或缺的邮件客户端之一。然而在日常使用中,却没有发挥它的最大性能,降低工作效率。其实,要想提高办公效率,只需几个简单的设置。

  PS:这篇电脑迷的文章很大程度上参考了本站的这篇文章——用Outlook2007收发邮件实现高效办公

  开机启动邮箱,自动收发邮件

  很多办公人士上班第一件事就是打开Outlook收发邮件,这些事何不让它自动实现呢?

  第一步:将Outlook2007添加进自启动项。和Microsoft Office2007其他组件一样,Outlook 2007并没有提供开机自启动选项。要想自启动,需要手工添加。进入Outlook的安装目录(默认为:x:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12,X为程序所在的盘符),将它的快捷方式添加到自启动文件夹中(默认为:C:Documents and SettingsAdministrator[开始]菜单程序启动,其中C为系统分区盘符)即可。

  第二步:让程序启动后自动收发邮件。在Outlook的主界面中,单击菜单“工具/选项”,切换到“邮件设置”标签,在“发送/接收”栏下,勾选“联机情况下,立即发送”项。然后单击“发送/接收”按钮,打开“发送/接收组”对话框,勾选“安排自动发送/接受的时间问隔为”项,并根据情况将收信间隔设置为适当值,单击“确定”按钮。以后Outlook启动后,孰会在连网的情况下,自动发送“发件箱”中的邮件,并将邮件服务器中的邮件接收到本地,完全不需人工干预。

  规则设置,邮件管理更轻松

  收件箱中的邮件多了,不方便管理和阅读。比如笔者常和编辑打交道,习惯把来信都归于“OfficeBa”文件夹下。有时候编辑会发送一些主题为“关于xx文章的修改意见”之类的文章,这些邮件相对就比较重要,需及时处理。如何解决这个问题呢,其实通过规则设置就可以搞定。

  第一步:新建文件夹。在Outlook右侧,右击“所有邮件项目”下的“个人文件夹”,在右键菜单中,选择“新建文件夹”,打开相应的对话框。在“名称”栏中输入“OfficeBa”;在“文件夹包含”项的下拉菜单中选择“邮件和公告项目”;在“选择放置文件夹的位置”列表中,选择“个人文件夹”,单击“确定”按钮,相应的文件夹即会出现在“个人文件夹”下。

  第二步:创建规则,使邮件自动归类。在“收件箱”中,右击OfficeBa的来信。在弹出的右键菜单中,选择“创建规则”,打开“创建规则”对话框,由于笔者要把OfficeBa发送的邮件都放到这个文件夹中,因此以对方的邮件地址来创建规则,勾选“来自”。选择完毕,在“执行下列操作”栏中勾选“将该项目移到文件夹” ,点击“选择文件夹”,选择刚才建立的文件夹。

  第三步:设置重要邮件。上面设置不变,加选“主题包含”,关键字设为“修改意见”,单击“高级选项”按钮,打开“规则向导”对话框,在“选择操作”中勾选“标记为重要性”,然后在“步骤2:编辑规则说明”列表中,单击蓝色的“重要性”文字链接,打开相应的对话框,在“指定要设置的重要性”下拉菜单中,选择“高”,单击“确定”按钮。返回到“规则向导”对话框,按提示完成设置。

  设置完后。点击“确定”,在跳出的对话框中一定要记得勾选“对当前文件夹中的现有文件立即运行此规则”。这样程序就会对收件箱中的邮件进行自动分拣,以后收到的邮件会自动分类并标示出重要邮件。

  索要回执,了解对方是否读信

  邮件发送完毕,需要在最短的时问内,知道对方是否阅读。

  在Outlook2007主界面中,单击菜单“工具/选项”,打开相应的对话框,切换到“首选参数”标签,在“电子邮件”栏下,单击“电子邮件”按钮。在出现的对话框中,单击“跟踪选项”按钮。打开“跟踪选项”对话框,在“对于发送的所有邮件,请求”栏下,勾选“‘已读’回执”项,以后当你发送邮件给对方时,Outlook2007就会自动向对方索要已读回执。

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