透视:对企业内容管理的四个疑问

问题二:哪些商业趋势正在影响ECM?

在2004年，遵守法规是企业采用ECM技术的主要原因之一，我们预期这个趋势仍会延续至2005年之后。遵守法规的需求也将使得记录管理(Record Management)成为ECM技术中的热门应用。

促成ECM普及的第二个因素，则是企业希望借ECM系统降低纸张作业成本，并提升工作效率，如:通过多媒体方式或工作流程解决方案。企业希望能够更合理的规划工作流程，特别是当作业需要跨越多个部门或多个应用程序时，能够通过ECM系统实现有效整合。ECM系统能够改进各种作业流程，如:抱怨处理、应付帐款、应收帐款、贷款、抵押等。

企业采用ECM系统的第三个原因是希望掌握目前缺乏全面管理的智慧财产。在实际工作中，Interwoven发现大多数企业一方面认为内部的内容是有价值的，也知道如果这些内容不能被很好的管理并使用，其价值就会流失，但是却无从下手;另一方面，企业每天都被巨量信息充斥着，造成了信息过剩。这种矛盾的现状使得企业不得不依赖信息化手段，缓解人工压力，释放内容的价值。

问题三:企业要如何有效部署内容技术与解决方案，从而解决特定的商业问题?

依据企业整体的内容策略来设定个别项目的部署方式，此策略非常适用于企业门户网站。但大多数以内容为中心的系统，都是以工作部门或特定应用程序为中心。企业部署ECM系统时，最大的挑战在于，如何了解未来将使用该系统的部门的需求。他们必须分析目前的工作流程，并了解当流程自动化之后有哪些改变。如果无法了解使用者需求及工作流程，ECM项目将无法成功实施。而企业面对的另一个问题，则是不仅要有效地部署新的ECM技术，更要去有效协调已经部署在企业内部的各种技术与工具的组合。

问题四:企业应如何计算ECM的成本与效益?

企业在部署ECM之前，越来越看重实际的商业案例及投资报酬率(ROI)。但是要计算ECM的投资报酬是一项困难的任务，原因之一是在系统建置之前，很难取得比较的标准(benchmark)，由于缺乏比较的标准，使得计算投资报酬率成为不可能的任务。但我们仍然可以轻易地发现一些可节省成本的领域，包括:降低实体与电子化的储存空间、减少工作流程的步骤、为信息工作者节省工作时间、可外包已完全电子化的工作流程，以及可提供客户自助式服务等等。因此，内容技术通常可带来实质的投资价值(VOI)。VOI是价值的扩展观点，例如再利用、共享及运用企业内容之中的知识，在建立ECM的商业案例所进行的ROI及VOI评估工作中是非常重要的。