10诀窍让你更高效使用Outlook

Outlook提供了一些非常有效的功能，让你对电子邮件，会议，以及通讯录进行管理。问题是，它提供的功能太多了，想一一学习高效使用这些功能将需要花费大量的时间。而某些选项，更是被深深的埋藏在多重菜单之下。而其他的，则往往是所处位置和我们直觉所想的不太一样。要想高效的使用Outlook，关键就是自定义它的很多视图，以及很多选项，以适应自己的工作习惯（如果你还在使用2003之前的版本，那么你可能还需要另外调节一些步骤）。

诀窍1：输入日期时节省键盘敲击

在为一个任务输入起始和终止日期时，你无需输入完整的整个日期。如果某个日期是当前所在月份的，那么你只要直接输入日子，Outlook会自动将剩余部分填好。举例来说，如果当前月份是3月，那么你只要输入14，Outlook就会认为你输入的是今年的3月14日，并把这个日期填入。

如果这个日期不是当前月份的，你也一样可以通过输入月份和日期，从而节省键盘敲击。Outlook会按照下述规则填入年份：

* 如果该月份和日期今年尚未出现，则Outlook使用今年作为年份。
* 如果该月份和日期已经过去了，则Outlook使用明年作为年份。

诀窍2：控制如何打印便签

如果你习惯使用Notes功能来快速记下问题、想法，或者快速备忘，那么你肯定也会偶尔想把它们打印出来。默认状态下，Outlook会把这些便签每页打印一个，不过这恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打满每一页，从而在节约纸张的同时，也可以将所有相关的便签内容集中到一起。选择好你打算打印的便签，然后从菜单（File）中选“打印（Print）”。在提示的打印对话框里，再将打印选项之中“Start Each Item On A New Page（每个项目单独打一页）”选项前面的勾去掉，然后点击“确定”。

如果打印选项不可用，那么你就是在使用HTML格式。你必须切换到纯文本或者文本格式，从而启用这个选项。要做到这一点，从Tools（工具）菜单中选择“Options（选项）”。然后点击“邮件格式（Mail Format）”标签，并在“写信类型”选项之中的下拉列表里选择“纯文本”选项。然后，点击“实施”和“确定”。重复上面我们说过的打印指令，你就可以看到“Start Each Item On A New Page”选项被启用了。在打印完毕之后，你可以取消上述步骤，从而对你的格式设置重新进行一次设定。

诀窍3：信件到来时将电子邮件打印出来

基于多种理由，我们中的一些人早已不再将电子邮件打印出来了。如果你要打印信件中的绝大部分，或者希望打印来自某个特定发信人的所有邮件，那么一一打开每封信，然后再人工打印的过程就太琐碎了。你可以设定一个规则，从而将所希望的来信打印出来，显然这样会更加有效率。要这么做的话，你需要：

1. 从Tools菜单里，选择“Rules And Alerts（规则与提醒）”
2. 在“E-mail Rules（电子邮件规则）”标签页上点击“New Rule（新规则）”
3. 在规则精灵的对话框顶端的一个空白规则上点击“Start（开始）”。
4. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 高亮选择“Check Messages When They Arrive（邮件达到时检查）”的选项(该选项应当是默认值)，然后点击“Next（下一步）”。
5. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 选中“Where My Name Is In The To Box（如果收信人是我）”复选框(或者选择其他什么选项，如果你不想把自己的所有信件都打印出来的话），并点击“Next（下一步）”。
6. 在“Step 1（步骤1）”对话框中, 点击“Print It （打印）”选项，然后点击“Next（下一步）”。
7. 在这里，你可以对规则的例外情况做出指定，不过我们现在不这么做。你只要点击“Next（下一步）”，然后点击“Finish（结束）”，“Apply（实施）”，以及“OK（确定）”来返回Outlook。

设置完毕新的打印规则之后，Outlook会将满足要求的每一封来信都打印出来。现在，唯一你需要担心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出来。所以，一定要好好的使用在步骤5和7之中提供的条件，从而对Outlook打印的邮件做出限制。

诀窍4：更有效的存储已发邮件

当你回复一封邮件时，Outlook会在Sent（已发邮件）的文件夹中保存一份邮件副本。如果你和我一样对它不管不顾，那么你的Sent文件夹中肯定已经有了数千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的话，你将不得不对所有的邮件进行排序，而这将花费很多时间。其实，你可以将你的回信同原信存放在一起。举例来说，假设你已经自动的将老板的所有来信都归拢到一个名为Myboss（我的老板）的文件夹中了——显然，这名字非常正确！如果你希望Outlook将这些原信连同你的回信都存放在Myboss中的话，那你就该执行如下操作：

1. 从Tools菜单里，选择“Options（选项）”
2. 在“Preferences（参数选择）”标签页上（默认是被选中的），在“Email”的区域中，点击“E-mail Options（电子邮件选项”。
3. 在“Message Handling（信件处理）”的区域底部，点击“Advanced E-mail Options（高级邮件选项）”。
4. 在“Save Messages（保存邮件）”区域，选择“In Folders Other Than The Inbox（存放在收件箱之外的其他文件夹）”, 并选中“Save Replies With The Original Message（将回信和原信存放在一起）”复选框，然后连续点击三次OK（确定），返回Outlook。

Outlook会针对你的所有个人文件夹执行上述设定。要记住，Outlook仅对不是存放在Inbox（收件箱）中的信件（存放在其他文件夹中），才会执行上述将回信和原信保存在一起的设定。而对Inbox（收件箱）中的信件，Outlook则会继续将所有的回信都存放到Sent（已发信件）文件夹中。

诀窍5：建立一个旗标工具条

快速旗标可以帮助你对信件进行分类，或者根据不同的重要级别，或者根据不同的任务。举例来说，你可以使用一个红色旗标来标记那些需要迅速回复的信件，而使用一个蓝色旗标来标记那些你已经完成，正等待回应的信件。

但是使用“Quick Flags（快速旗标）”的问题是，你没有办法来对它们的说明进行自定义。Outlook仅仅是通过颜色对它们进行区分。你无法将红色旗标的名字改为“紧急”。但是要一一记住每一种颜色所代表的意义可就太难了。

要记住每一个旗标的含义，有一个简单的办法就是建立一个自定义的工具条，从而在显示每一个旗标的同时伴随着文字提示它的含义。幸运的是，这个过程很简单：

1. 从Tools菜单里，选择“Customize（自定义）”
2. 在工具条标签页上，点击“New（新建）”，然后给该工具条取一个适当的名字（比方说，你可以取名为“Flag（旗标）”，然后点击“OK（确定）”。
3. 在自定义的对话框中，点击“Commands（命令）”标签页。
4. 从分类列表框中选择“Actions（动作）”。
5. 下一步，将适当的旗标颜色按钮从命令列表中拖到自定义工具条上（如果你找不到工具条，可以看看对话框后面）
6. 把所有想加的旗标都加好后，为每一个旗标按钮修改文字。右键点击一个旗标按钮，然后将它的名字设置，比如“&Red Flag”，修改为更加一目了然的说明文字，比如“Critical（重要）”。选择图片和文本选项，以便Outlook将按钮的名字显示在工具条上。

为新工具条上的每一种旗标，完成步骤6和7。