10诀窍让你更高效使用Outlook

诀窍6：修改日历工作周的范围

默认情况下，工作周日历视图显示传统商业周的5天，从周一到周五。要在视图中包括周六和周日，需要在Tools菜单中选择选项（Options）。在出来的Options（选项）对话框中，在Calender区域点击“Calender Options（日历选项）”。在日历选项对话框中，在“Calendar Work Week（日历工作周）”区域中选中“Sat and Sun（周六和周日）”。然后，点击OK（确定）两次，回到日历之中。

你并不一定要看使用一个星期7天的工作周，或者使用一个传统的5天工作周。你可以自行选择一周中的某几天，从而制定自己的工作周视图。举例来说，如果你是从周三到周日工作，那么你就可以用这些日子自己建立一个视图，从而反映出自己的行程进度。

诀窍7：使用颜色标示特定发信人的信件

等着重要信件？那么一旦信件到达之时，就立刻以一种与众不同的颜色将它标示出来。首先，选择一封来自我们正在讨论的特定发信人的电子邮件——如果你有的话。如果没有，那也不要紧；你可以手动输入该发件人的名字。现在执行下述步骤：

1. 在“Mail（邮件）”中, 从Tools菜单选择“Organize（组织）”。
2. 在组织邮件的面板上，点击左侧的彩色链接。
3. 在第一个条件的参数上（我们将不会使用第二个），选择第一个下拉列表中的“From（来自）”。
4. 如果你开始前已经选择了一封信，那么此时该发信人的名字就会显示在右侧的文本框中。如果这个名字不对，你可以自行输入正确的名字，或者输入该人的电子邮件地址。
5. 在第二个下拉列表中选择一个色彩。
6. 点击“Apply Color（实施色彩）”，并关闭该面板。

这么做完以后，Outlook将对现在的所有信件里（包括老信和新到信件），凡是来自你在步骤4所指定的发件人的信件，都会以你在步骤5中所指定的颜色显示出来。

诀窍8：从现有的来信中区分邮件

默认情况下，Outlook对所有来信都显示为黑体文本，直到你读取信件之后。如果你需要更多帮助的话，可以考虑以一个更明亮的颜色来显示这些未读信件。如果你要这么做的话，你需要在一个视图里进行，而不是一条规则：

1. 在“Mail（邮件）”中,选择“Inbox（收件箱）”。
2. 在“View（查看）”菜单中选择“Arrange（排列）”。
3. 选择当前视图，然后从并列的子菜单中对视图进行定义。
4. 在“Custom View Organizer（自定义视图组织）”对话框中，选中“<Current View Settings> option 当前视图选项”，然后点击“Modify（修改）”。
5. 点击“Automatic Formatting（自动格式化）”.
6. 在自动格式化对话框中，点击“Font（字体）”。
7. 在字体对话框中，从色彩的下拉列表中选择一种颜色，然后点击“OK(确定)”三次。然后点击“Apply View（实施视图）”。

Outlook会将所有收件箱中的未读信件都按照步骤7中所定义的颜色显示。但这么做并不会改变那些已经自动分类存放到其他文件夹中的信件。因为这也是一个视图，所以它仅对当前文件夹有效。不过，你可以为任何一个自己喜欢的文件夹都设定一个类似的视图。另外，那些未读邮件的格式化可是起了一个好头，从而将特定发信人的信件都标示出来（可参见诀窍7）。

诀窍9：强迫回信给多个收件人

当你需要收件人向收到该信的每一个人回信时，你会遇到一个问题。该收信人回信时必须记得使用“Reply All（回复所有）”，而不是使用“Reply（回复）”。如果他忘记了点击“Reply All（回复所有）”，那么你就成了唯一能看到回信的人，那样你就不得不一封一封的将回信转给其他所有人，这样效率就太低下了。所以，在你发信之前，你可以通过设置，让回复自动回给所有人。

1. 回信时，点击格式化工具条按钮上的“Options（选项）”按钮。
2. 从相应的下拉列表之中选择“Options（选项）”
3. 在信件选项的对话框中，选中在“Delivery Options（发送选项）”区域之中的“Have Replies Sent To（回信发往）”选项, 这个选项会自动的填入你的Email地址。
4. 下一步，点击向右的“Select Names（选择姓名）”按钮，并选择全部适当的收件人。
5. 点击“Close”，返回你的信件。

当任何一个收件人回应信件时，无论他们点击选择的是什么回复类型，该回复都将发往你在“Have Replies Sent To”选项当中所定义的每一个人。

诀窍10：在日历中建立一个临时的工作周

工作周日历显示了一个星期的视图，你可以定义由什么组成一个工作周（看诀窍6）。如果你需要看到比普通工作周更多或者更少的东西，你可以临时性的修改一下该视图。在日期浏览面板上，点击你希望看到的第一个日期。然后，按住“Shift”键，并按下该时段的最后一天的日期。Outlook会自动将日历的工作周调整为涵盖刚才所选时间段的所有日期。此外，如果点击日期时按的是Ctrl键，而不是Shift键的话，你可以看到一组非间隔的日期。最后，不管你是如何选择这些日子的，Outlook都会按照正确的时间顺序显示这些日子。

（责任编辑:陈毅东）