邮件软件另存邮件好处多

　　Windows系统默认的邮件系统是Outlook，也有些人使用Foxmail等国产软件。表面上看，这些软件的邮件管理方式有些不同，但实际上，都是把邮件存放在该软件安装默认的路径下，也就是说，所有的邮件是放在同一个目录里的。这样，时间一长，大量累积的邮件不仅给查找、管理邮件带来不便，而且有混乱和丢失邮件的危险。

　　为什么这样说呢

　　首先，所有的文件存放在同一目录，就只能靠文件名和用户名来区分。但是，很多邮件的标题相差无几甚至是相同的，尤其是有不少人就喜欢用一些热门的名字，如：彼得、珍妮等作昵称。当两位昵称相同的朋友发来的邮件混在一起的时候，问题就出现了，面对一堆邮件慢慢地翻屏寻找也是件很辛苦的事。即使你用了“查找”工具也可能会得到一大串类似的结果。

　　其二，软件管理邮件是按邮件的日期和时间来排序的。而目前情况下，会有很多原因造成你收到邮件的标注日期是错误的——比如，发件人可能使用了某种限制日期的工具软件，而不得不把日期固定在xxxx年；再比如，一些人会因为躲避病毒而修改自己的系统时间；凡此种种，不一而足。如果你收到这样的商业信息，但你以为是旧的东西而随手删掉，这样岂不是有丢失数据的危险？

　　其三，通常默认路径是C盘，这危险性就更大。因为C盘是受到病毒攻击频率最高的，而很多新接触电脑的用户是从来不改动系统的默认选项的(想改都不会改)。微软的Outlook系列和很多工具软件默认的文件存放路径都是C盘，新手们通常不会去改变它们，如果运气好、操作和使用会一切正常。但一旦出现病毒、黑客入侵或是误操作导致的系统崩溃，邮件就完蛋了，那时候可是欲哭无泪哦！

　　其四，这种存放邮件的方式给备份邮件造成了不便。因为该路径是一个很深的、名字复杂的目录树，用户很难使用资源管理器用正常的操作进入该目录，再复制邮件。比如：Windows 98环境下，Outlook的邮件保存目录是：C:WINDOWS Application DataIdentities{BF2DFAC0-0503-11D5-8386-DC9121479812}MicrosoftOutlook Express收件箱.dbx。别说备份，看着这串字符就已经眼花缭乱了。虽然你可以用软件附带的“导出”功能来作备份，但是导出功能有个致命的弱点就是版本的不兼容性，当你使用其他邮件管理软件，或是你升级到原邮件管理软件的新版本，问题可能就来了——你再次导入的时候，收件箱里居然是全部空白或是有些邮件不见了——这个版本不认识你的导入格式！笔者在很多论坛和软件使用指南的电子杂志上看到类似的问题，不少人就因为用了导出导入功能又粗心没留后备，丢失了数年来的大量数据。

　　另存邮件的方法

　　从上面的分析可以看出，这种默认的堆砌数据的管理邮件方式，最大的弊端就是基于工具软件本身的不可修改特性——用户不能对邮件进行及时的调整和分类，导致了一连串不良后果。所以，另起目录、另存邮件是十分必要的。

　　首先，要在C以外的分区建立一个目录存放邮件。然后，要在该目录下建立足够的子目录，笔者推荐用一目了然的名称作目录名，比如：在D盘建立如下一个EMAIL目录：

　　D:MAIL游戏

　　D:MAIL电脑技巧

　　D:MAIL股票行情

　　D:MAIL客户信息

　　……

　　类似的名称，最好放一个快捷方式到桌面上，方便以后的阅读。在这些子目录下，可以根据月份来建立更多的分支和编号目录，邮件的原始主题可以不变。这样，每天在你的默认路径“收件箱”里收到最新的邮件，你阅读后把你收到的邮件按类别和日期“另存”到这些分支下面，整个邮件管理就显得井井有条、清清楚楚，不用Windows的“查找”功能也可以根据时间和编号来查找。而且，所有的邮件是以通用的格式存放的，都编好了号，你要在另外的邮件管理软件中阅读和处理也方便得多，当你想删除些过期的邮件，或把整个邮件目录备份压缩转移的时候，也是轻而易举。

　　笔者使用这种方式管理邮件，由于所有的邮件都已经另存，所以每天收件箱里只有几封最新的邮件，邮件另存后再删除恢复空白，是很容易管理的。不会因为日期的原因误删来信，也不会因为邮件的用户名或主题近似而费力地在一大堆文件中翻屏寻找。你的邮件越多，使用这种方法就越有必要。当然，上面陈述的方式适用于单机的单一用户储存收到的邮件，如果是多人共用的机器或者是管理自己已发送的邮件，该办法需要适当地改变。