使用Mail Essential Exchange控制垃圾邮件

现在我们已经安装好了反垃圾邮件软件。接下来如何呢？这是一个反垃圾邮件软件厂商没有告诉我们的领域。我们是不是在完成安装之后，就万事大吉了？所有的垃圾邮件就会消失不见，我们就可以转身去处理其他的问题？这很美好，不是吗？现实是一旦软件发现了垃圾邮件，就必须“对它做点什么”。我们是不是只要设置软件，要求把所有规则检查出的垃圾邮件都删除，就高枕无忧了？当然可以这样做。但是可能就会面对一位火冒三丈的高级主管向你发怒，因为他的同事坚持要求他发送的一封电子邮件不见了！

现实是垃圾邮件技术还不完美。如果是一封法律方面的电子邮件被误认为是垃圾邮件，而被删除了，结果会怎么样？在这种情况下，甚至都不能够知道该邮件是否曾经到达预定目标。当然，可以检查日志文件进行确认，如同我在前面提到的那样，然后发现它被删除了。

起码要选择“HOW”和“WHO”（由谁？如何？）来管理垃圾邮件。HOW需要确定需要怎样处理垃圾邮件：把所有的垃圾邮件都发送到一个中央文件夹还是发送到供分析和最终删除用的邮箱？一成不变地根据规则的结论删除它们？还是让一些规则直接删除垃圾邮件，而另外一些则是把垃圾邮件转发到一个垃圾邮件专用邮箱？

WHO需要确认是由IT部门管理垃圾邮件，还是把垃圾邮件作上标记，然后发送给收件人？是否希望你的用户自己处理他们的垃圾邮件？垃圾邮件是否会造成工作效率的降低？现在各大规则发现的垃圾邮件都集中在一起而不是把它们发送到收件人的邮箱。让用户处理自己的垃圾邮件可能会带来很多法律问题。一些员工因为色情垃圾邮件而控告雇主，宣称这些垃圾邮件向他们展示了一些赤裸或者其他令人不快的图片，让他们工作在一种敌意的环境中。这些都是在实施垃圾邮件解决方案的时候需要解决的问题。

一个真实的例子

下面介绍我们是如何在企业里，使用ME来处理垃圾邮件的：首先，我们很早就确定我们不能承受把正当邮件错误地被当作垃圾邮件所造成的损失。我们知道如果我们的垃圾邮件过滤机制会“吃掉”发送给员工或者高级管理人员的正当垃圾邮件的话，我们就会很快失去他们的信任。其次，我们不希望我们的员工自己处理他们的垃圾邮件，因为我们担心法律风险也不愿意降低工作效率。而且很多用户都抱怨自己首先收到垃圾邮件，我们认为他们并不想自己处理这个问题。

在Mail Essentials产品中，我对于Custom Blacklist（自定义黑名单）、DNS Blacklist（DNS黑名单）和Directory Harvesting（帐号收集）功能非常有信心，所以我设置删除所有被这些规则检查确定为垃圾邮件的电子邮件，同时也打开了事件登记功能。并且设置所有的其他规则都把检查出的垃圾邮件发送到一个中央邮箱，该邮箱被命名为spam@mycompany.com。我们的IT帮助人员会每天几次地检查这一邮箱，删除已知的垃圾邮件，把可能是正当的邮件转发给收件人。如果收件人确认该邮件是正当的，该发件人就会被手动地添加到白名单中，这样在下一次，它就不会被认为是垃圾邮件。对于已知垃圾邮件发件人进行归类能够快速地把垃圾邮件和正当电子邮件区分开。由于我们很多员工都会收到同样的垃圾邮件，这样的解决方案能够把所有的垃圾邮件副本集中在一起，很容易被删除。而我们的帮助人员把垃圾邮件管理作为他们日常工作的一部分。

另外，我们使用了ME的存档功能，这样我们就对所有出入我们公司的电子邮件拥有一个纯文本的文件记录，记录中不包含邮件的附件。要注意存档的文本文件，因为文件很快就会变得很大。我们仅仅是每周创建一个新的存档文件，以此保持该文件的大小便于管理。从长期看，我们将会寻找其他的解决方案，但最终解决方案没有到位之前，我们将会一直这样做下去。存档在确定某一封电子邮件到底是被发送还是被留在企业内部也非常有帮助。

对于系统，不要在设置好之后就忘诸脑后。我们使用这个产品超过了一年，并且获得了很大的成功。不幸的是，垃圾邮件管理不是一项在设置好了之后就可以忘在一边的工作。在需要的时候，要花费时间来分析规则并且对它们进行调整。报告机制在说明管理问题的严重程度方面非常有帮助，它还能够帮助管理员了解如何有效地使用各种规则来检查垃圾邮件。list server（列表服务器）、邮件存档、拒绝和报告工具都为这个价格经济的产品增加了价值，让它性价比更为突出。

（责任编辑：陈毅东）

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