PST文件对Outlook电子邮件进行存档

类似消息如何管理

当不采用PST文件，而采用文件夹系统对Outlook电子邮件进行存档时，有一点需要注意。当拷贝Outlook中的电子邮件消息到硬盘上的另一个文件夹中时，Windows创建文件会使用消息的主题作为文件名（并添加.MSG作为文件扩展名）。如果你一次拷贝多条拥有相同主题的电子邮件消息，Windows会在相同文件名后简单地附加放于圆括号中的数字加以区分，每一条消息都有唯一的文件名。它非常有效。

例如，一封名为Test Message的邮件拷贝到我的文档下的文件夹中后变成Test Message.msg。如果两条或者更多条消息的主题都一样，Windows就会简单地添加圆括号中的数字加以区分：于是就有Test Message (1).msg，Test Message (2).msg，Test Message (3).msg，等等。

另外，如果你是后来添加电子消息文件，而相同主题的文件已经存在。这时Windows会弹出一个确认文件替换的对话框（图F）。

图F 确认文件替换对话框有助于避免覆盖已存在文件的意外错误

出现这种情况要特别小心，不要覆盖掉已有的消息文件。而应该在复制相同主题的电子邮件之前更改已存在的消息主题名，或者干脆为这条消息创建一个新文件夹。可是，如果通过每月或每季度手动复制整个文件夹，因为Outlook中的消息是一同复制的，所以Windows会自动创建唯一的文件名。

是否找到了你所需要的

过去，仅仅通过复制电子邮件到文档文件夹恐不能令人满意，因为要在成千上万的其他文件中找出单个电子邮件消息如大海捞针般艰难。不过自从有了Google桌面搜索、Windows桌面搜索，以及Yahoo桌面搜索(不用提Windows桌面搜索是默认内建于Windows Vista中的事实)，定位个别电子邮件消息需要的仅仅是在时刻守候中的搜索框中打入一两个关键词而已（图G,H,I）。

图G 使用Google桌面搜索定位特定电子邮件消息，须臾结果便跳了出来。

图H 你可以迅速进入Google桌面搜索返回的电子邮件搜索结果。更妙的是，Google桌面搜索还提供每条消息的预览。访问这些消息你只需点击相应的链接。

图I 使用Google煮面搜索，你可以直接在浏览器中打开消息，这不正是你所想要的吗？

使用多种不同的桌面搜索工具，你都可以选择在浏览器中阅读电子邮件消息或打开实际的电子邮件消息（包括所带的附件）本身（图J）。

图J 在Windows Vista中，自带的Windows桌面搜索工具定位和识别特定的电子邮件消息非常快速。

既简单又安全的备份

使用电子邮件文件夹存档系统也大大简化了电子邮件的备份过程。你再也不必为PST文件的大小限制、不兼容问题，以及易损坏的问题担忧了。只要把Email文件夹（及所有子文件夹）拷贝到备份媒介上，电子邮件就已经获得了有效保护。

电子邮件的恢复同样直截了当。只要把Email文件夹复制到一台PC或服务器上，所有消息（包括带有的附件）即刻可用（不需要在已存在的Outlook邮箱中导入档案文件和指定新文件夹/文件的位置）

如果你担心安全问题，可以对Email文件夹应用适宜的NTFS许可，也可以选择对Email文件夹进行文件系统的加密保护。步骤如下：

1.右键单击Email文件夹。
2.选择属性。
3.移到“通用”选项卡。
4.点击“高级”按钮。
5.勾选“加密内容到安全数据” （Encrypt Contents To Secure Data）复选框。
6.点击“确定”。

总结

微软的PST文件格式是一种对电子邮件进行存档的方法。可是通过创建文件夹备份体系达到同样目的过程更加简单，并且还提升了Outlook的执行性能。这种方法一旦和任一流行桌面搜索引擎配合，更是彻底消除了笨重的PST文件所带来的一种痛苦。